DashGen 使用說明

這個工具做什麼

DashGen 是內部顧問用的輔導進度工具：記下每個客戶輔導案做到哪裡，並產出交給客戶的進度報告。客戶不會登入，客戶只收到你產出的報告。

• 一個專案就是一個輔導案（客戶名＋專案名）。專案底下有很多項目，項目是主表上的一列，也是追進度的單位。
• 每個項目有四種狀態：待開始、進行中、試用中、已交付，可以任意切換，也可以往回退。
• 要追的待辦（不論是追客戶的還是顧問自己的）記成跟進事項，可以掛在某個項目底下，也可以不分項目。
• 用自己的 Google 帳號登入，不另設密碼。工具只取得你的姓名與 email，以及「本工具自己建立或你自己選取的」雲端硬碟檔案的讀寫權，雲端硬碟上的其他檔案碰不到。
• 每一筆改動都會記下是誰、在什麼時候改的。工具不分角色：看得到某個專案的人，對它都有完整的讀寫權。

工具不做的事：不組整份 Word 報告（只產進度區塊與 infographic，敘述章節由顧問自己寫）、不管工時與報價。

日常流程

一期報告的資料就是這樣一路流過來的：

1. 貼出訪筆記：專案畫面上常駐「貼出訪筆記」。可以選「只存檔」（筆記還沒寫完）或「存檔，交給 AI 抽取」。出訪日期存檔後還能改，筆記全文不能改。
2. 審閱 AI 草稿：AI 抽出每個項目的進度描述和跟進事項，全部預設採用；你可以就地改字、刪掉、改掛別的項目，或當場新建一個項目再掛上去，最後按「套用全部」。AI 不會替你改狀態，也不會自己建立項目。
3. 更新項目：在表格上點狀態換成新的，同時填一句「這次改了什麼」並按確認。下一步、狀態細字等其他欄位點開項目，在右側抽屜裡改。改了就自動存，沒有「儲存」按鈕；還在存的時候畫面上會顯示「儲存中…」。
4. 產出本期報告：按「產出本期報告」，依序是：逐筆確認所有未完成的跟進事項（不能跳過）→ 選詳略 → 整頁編輯 AI 草稿 → 拿產物（infographic、進度表格與 Markdown、給 AI 用的本期素材包）。
5. 已交付客戶：報告交出去後按「已交付客戶」，這份報告就鎖定不能再改；下一期的「本期進展」從這一份之後開始算。歷史報告在「歷史報告」裡隨時可以回看。

項目交付後，可以在項目抽屜按「結案」，記下客戶作業改善前後每次花多少時間；「結案報告」隨時可以打開，彙總整個專案的效益。跟進事項的到期日只是顯示，工具不會提醒你。

多顧問協作

要讓另一位顧問一起做某個專案，需要兩個步驟，缺一不可：

1. 分享（已經能用這個專案的人做）：在專案畫面標題旁的「⋯」選單點「分享給協作顧問」，輸入對方的 Google 帳號 email，按「分享」。只能分享給白名單上的帳號；白名單還沒設定時不能分享。分享時 Google 會寄一封分享通知信給對方，信裡附這個專案的加入連結。同一個視窗裡的「複製加入連結」隨時可以按，可以自己把連結傳給對方（已經分享過的人也行）。
2. 認領（被分享的人做），兩種方式任選一種：
   • 點加入連結：點分享通知信或對方傳來的加入連結，在加入頁確認「你目前登入的是」哪個帳號，按「加入這個專案」，Google 的選檔視窗只會列出這一份，選它就好。
   • 自己找：按左側窄欄底部的「加入專案」，在 Google 的選檔視窗（預設顯示「與我共用」，搜尋欄已經帶入「DashGen-」）勾選檔名以「DashGen-」開頭的專案檔，可以一次選好幾份；資料夾不能選。較早分享的檔可能還沒有這個前綴：找不到時把搜尋字清掉再找，或請對方複製加入連結給你。
   認領一次就一直有效，換電腦只要重新登入，不必再認領。

Google 選檔視窗裡看不到檔案，代表這個專案沒有分享給你目前登入的帳號；按了「選取」沒反應的話，請改用 Chrome。

工具本身不會通知任何人「有新專案可以加入」，唯一的信是分享時 Google 寄的那封。對方不一定會看信，分享完請在平常聯絡的管道講一聲。

看見別人改了什麼

• 打開專案畫面時，頂端的摘要條會寫例如「王小明 自你上次查看後改了 3 筆」，被別人動過的項目列前有一顆橘點。點開那個項目，它的橘點就消失；按摘要條的「知道了」，摘要條和所有橘點都消失。
• 打開過就算看過：下次打開只會顯示這之後別人的新改動。第一次打開某個專案時不顯示摘要條。
• 畫面開著的時候，工具大約每 60 秒檢查一次（分頁在背景時暫停，切回來立刻檢查）。有人改過，畫面頂端會出現「某某 剛剛改了這個專案」和「重新載入」按鈕。畫面內容不會自動換掉，工具也不會自動合併別人的改動，按「重新載入」才會看到。
• 沒重新載入就送出改動，工具會比對版本並擋下來，提示「這份在你編輯期間被「某人」改過，重新載入後再送出」；你打過的字會留著，不會蓋掉別人的內容。

取消分享與移除一位顧問

• 在「分享給協作顧問」視窗可以看到這個專案目前分享給了誰，擁有者標「擁有者」。對某個人按「取消分享」就收回他的權限；擁有者不能被移除。
• 白名單由工具管理者在部署設定裡維護，工具裡沒有管理白名單的畫面。

專案放在哪裡

DashGen 沒有自己的資料庫，每個專案都是一份存在 Google 雲端硬碟上的檔案：

• 專案檔存在建立者自己的 Google 雲端硬碟，「DashGen 專案」資料夾裡。
• 分享給別人之後，檔案仍在建立者的雲端硬碟，佔的是建立者的容量。
• 建立者如果刪除 Google 帳號，他建立的專案會一起消失。工具沒有轉移擁有權的功能。
• 登入前先確認用的是哪個 Google 帳號：你建立的專案會存在那個帳號裡。

左側窄欄列的是你自己建立的、以及你已認領的專案；結案的專案可以從「⋯」選單封存，封存後收在窄欄底部的「已封存」裡，資料完整保留，隨時可以取消封存。

出事怎麼救

存檔失敗了

畫面頂端會逐筆列出沒存進去的改動，你打過的字會留在原本的輸入框。之後整頁暫停寫入，重新載入後確認內容，再送一次。標著「不確定有沒有存進去」的那一筆，重新載入後看一下是否已經在了。

資料被誤刪或改錯

工具沒有自己的還原功能。到雲端硬碟打開那份專案檔，用「管理版本」找回舊版。注意：沒有勾選「永久保留」的舊版本，雲端硬碟只保留 30 天。專案畫面的「原始資料」頁可以看到檔案裡實際存著的完整內容，並附上這份檔案在雲端硬碟的連結。

AI 不能用

筆記照樣存下不會丟，進度描述和跟進事項改成自己填；報告的 AI 草稿會是空白或沿用上期文字，你照樣能完成報告。

看到「沒有使用權限」

你的帳號不在白名單上。請聯絡工具管理者把你的 email 加進白名單；如果是登錯帳號，按「換一個帳號登入」。

看不到別人分享給我的專案

先確認對方分享給的是你現在登入的這個帳號，再按左側窄欄底部的「加入專案」認領。看到「這份檔案還沒授權給本工具，請用左側窄欄的『加入專案』重新認領一次」時，也是同樣的做法。

看到「你已經沒有這個專案的存取權」

你可能被取消分享了，請聯絡專案擁有者。你這次打的字會留著。